Corporate App Release Prozess

Für Open as App gibt es so viele Einsatzszenarien wie Excel-Sheets in Ihrem Unternehmen. Erstellt werden sie nach Bedarf von Fachabteilungen, Ihren Mitarbeitern oder IT-Experten, die genau wissen, was ihre Teams wollen.

Der "Corporate App Release" bietet Unternehmen die Möglichkeit Apps, die von ihren Mitarbeitern erstellt wurden, zentral über dem offiziellen Unternehmens-Account zu veröffentlichen, zu verwalten, und in Namen der Firma an ausgewählte Personen zu verteilen.

Der Workflow besteht aus zwei Schritten:

1. Der Mitarbeiter stellt den von ihm erstellten Prototyp dem Unternehmens-Account (Admin) zur Verfügung. (App Teilen)
2. Der Admin des Unternehmens-Accounts kopiert diese App in den Account und kann diese nun wie eine eigene bearbeiten und verteilen. (App Kopieren)

In diesem Artikel:

• Welche Nutzungsrechte gibt es
• App Prototyp dem Unternehmens-Account zur Verfügung stellen
• Einladung annehmen
• App in den eigenen Account kopieren

Welche Nutzungsrechte gibt es

Neben dem normalen "Lese"-Zugriff auf die App über den Client, können Apps Portal-seitig mit anderen Personen geteilt werden. Hier kann die Person zusätzliche Rechte erhalten, sodass es insgesamt drei Möglichkeiten der Kooperation gibt:

• Darf App verwenden:
  • Die eingeladene Person kann die App auf dem Client verwenden. (Klassische Einladung zu einer App.)
• Darf App-Konfiguration anschauen:
  • Die eingeladene Person kann die App auf dem Client verwenden.
  • Die App erscheint im Portal der eingeladenen Person in der "Meine Apps"-Ansicht.
    Dort kann die App wie eine eigene geöffnet werden, mit dem Unterschied, dass sie nur betrachtet und nicht bearbeitet, direkt kopiert, oder mit anderen Personen geteilt werden kann. Auch die Liste der Nutzer dieser App ist für die eingeladene Person nicht sichtbar.
• Kann App bearbeiten:
• Die eingeladene Person, kann die App auf dem Client verwenden.
• Die App erscheint im Portal der Person in der "Meine Apps"-Ansicht.
  Die eingeladene Person kann die App bearbeiten.
  Die App bleibt weiterhin im Account des Erstellers, sodass die eingeladene Person nicht alle Einstellungen verändern kann.
  Dies betrifft beispielsweise die Zugriffsverwaltung auf diese App. Die eingeladene Person kann keine weiteren Nutzer zu der App einladen oder bereits bestehende Nutzer sehen.
• Die eingeladene Person kann eine Kopie der App im eigenen Account anlegen und so z.B. als Unternehmens-Admin den Prototyp des Mitarbeiters in den offiziellen Unternehmens-Account bringen.

App Prototyp dem Firmen-Account zur Verfügung stellen (teilen)

Sie können die erstellte App wie folgt einer anderen Person zur Verfügung stellen:

1. Öffnen Sie die App im Portal und wechseln in den Reiter "Teilen".
2. Wählen Sie den Modus "Privat".
3. Fügen Sie die gewünschte Person (z.B. dem Admin Ihres Unternehmens) als Nutzer hinzu.
   
4. Klicken Sie bei dem hinzugefügten Nutzer auf das kleine Symbol zwischen der E-Mail-Adresse und dem X-Icon. 
5. Wählen Sie "Kann App bearbeiten" aus der Auswahlliste. 
6. Speichern Sie die Änderungen mit "Save".
   

Einladung zur App annehmen

Die erste Einladung mit "Zusatzrechten" wird - wie eine klassische Einladung - über den Client angenommen.

Sie erhalten eine Benachrichtigung darüber, dass Sie zu einer App eingeladen wurden und müssen diese zunächst akzeptieren. (Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem korrekten (Firmen-)Account auf dem Client eingeloggt sind.) 

Nachdem die Einladung angenommen wurde, können Sie diese App benutzen.

Bei gesetzten "Zusatzrechten" ("Darf App-Konfiguration anschauen" / "Kann App bearbeiten") erscheint die App nicht nur auf dem Client, sondern zusätzlich auch in Ihrem Portal in der "Meine Apps"-Ansicht. (App Dashboard). Darauffolgende Einladungen die Sie von dem speziellen User erhalten, müssen nicht mehr explizit von Ihnen akzeptiert werden. Die App wird automatisch in Ihrem Account verfügbar gemacht.

Apps bei denen Sie Zusatzrechte haben, werden farblich umrandet angezeigt.

App in den eigenen Account kopieren

Öffnen Sie eine App, die sich im Account eines anderen Nutzers befindet, finden Sie am unteren Rand des Browsers Informationen darüber, welche Nutzungsrechte Ihnen erteilt wurden.

Sie können diese App nun bearbeiten und speichern, oder in den eigenen Account kopieren.
Dabei wird die komplette App mit allen statischen Daten (Bilder, Tabellenkalkulation etc.) kopiert und eine neue App mit den exakt gleichen Daten erstellt. Die neue App wird nach erfolgreicher Duplizierung geöffnet. Alle Änderungen, die Sie an der Kopien vornehmen, wirken sich nicht auf die "original-App" aus.

1. Öffnen Sie die App über Ihr App Dashboard.
2. Klicken Sie rechts oben auf den Button "Copy".
3. Bestätigen Sie mit "OK".

Die soeben erstellte Kopie befindet sich nun vollständig in Ihrem (Firmen)Account und kann von Ihnen verwaltet werden. Diese App kann nun als offizielle Version der App benutzt werden.

Der ursprüngliche Ersteller der App hat keinen Zugriff auf die Kopie.

Sie können ihn jedoch zum "App bearbeiten" einladen (siehe Abschnitt "App teilen"), sodass er an der Entwicklung mitwirken kann, ohne bspw. weitere Nutzer zu der App einzuladen.