Corporate App Release Prozess

Für Open as App gibt es so viele Einsatzszenarien wie Excel-Sheets in Ihrem Unternehmen. Erstellt werden sie nach Bedarf von Fachabteilungen, Ihren Mitarbeitern oder IT-Experten, die genau wissen, was ihre Teams wollen.

Der "Corporate App Release" bietet Unternehmen die Möglichkeit Apps, die von ihren Mitarbeitern erstellt wurden, zentral über dem offiziellen Unternehmens-Account zu veröffentlichen, zu verwalten, und in Namen der Firma an ausgewählte Personen zu verteilen.

Der Workflow besteht aus drei Schritten:

1. Der Mitarbeiter stellt den von ihm erstellten Prototyp dem Unternehmens-Account (Admin) zur Verfügung. (App teilen)
2. Der Admin des Unternehmens-Accounts nimmt die Einladung zu der App an. (Einladung annehmen)
3. Der Admin des Unternehmens-Accounts kopiert die App in den Account und kann diese nun wie eine eigene bearbeiten und verteilen. (App kopieren)

In diesem Artikel:

• Welche Nutzungsrechte gibt es?
• App Prototyp dem Unternehmens-Account zur Verfügung stellen
• Einladung mit dem Unternehmens-Account annehmen
• App in den Unternehmens-Account kopieren

Welche Nutzungsrechte gibt es?

Neben dem normalen "Lese"-Zugriff auf die App über den Client, können Apps Portal-seitig mit anderen Personen geteilt werden. Hier kann die Person zusätzliche Rechte erhalten, sodass es insgesamt drei Möglichkeiten der Kooperation gibt:

• Darf App verwenden:
  • Die eingeladene Person kann die App auf dem Client verwenden. (Klassische Einladung zu einer App.)
• Darf App-Konfiguration anschauen:
  • Die eingeladene Person kann die App auf dem Client verwenden.
  • Die App erscheint im Portal der eingeladenen Person in der "Meine Apps"-Ansicht.
    Dort kann die App wie eine eigene geöffnet werden, mit dem Unterschied, dass sie nur betrachtet und nicht bearbeitet, direkt kopiert, oder mit anderen Personen geteilt werden kann. Auch die Liste der Nutzer (die auf diese App berechtigt sind, oder zum "Team" des Administrators gehören) ist für die eingeladene Person nicht sichtbar.
• Kann App bearbeiten:
• Die eingeladene Person, kann die App auf dem Client verwenden.
• Die App erscheint im Portal der Person in der "Meine Apps"-Ansicht.
  Die eingeladene Person kann die App bearbeiten.
  Die App bleibt weiterhin im Account des Erstellers, sodass die eingeladene Person nicht alle Einstellungen verändern kann.
  Dies betrifft beispielsweise die Zugriffsverwaltung auf diese App. Die eingeladene Person kann keine weiteren Nutzer zu der App einladen oder bereits auf die App berechtigte Nutzer sehen.
• Die eingeladene Person kann eine Kopie der App im eigenen Account anlegen und so z.B. als Unternehmens-Admin den Prototyp des Mitarbeiters in den offiziellen Unternehmens-Account bringen.

App Prototyp dem Unternehmens-Account zur Verfügung stellen

Sie können die in Ihrem persönlichen Account erstellte App wie folgt einer anderen Person zur Verfügung stellen:

1. Öffnen Sie die App im Portal und wechseln in den Reiter "Teilen".
2. Wählen Sie den Modus "Privat".
3. Fügen Sie die gewünschte Person (in diesem Fall dem Admin Ihres Unternehmens) als Nutzer hinzu.
   
4. Klicken Sie bei dem hinzugefügten Nutzer auf das kleine Symbol zwischen der E-Mail-Adresse und dem X-Icon. 
5. Wählen Sie "Kann App bearbeiten" aus der Auswahlliste. 
6. Speichern Sie die Änderungen mit "Save".
   

Einladung zur App mit dem Unternehmens-Account annehmen

Die App-Einladung mit "Zusatzrechten" wird - wie eine klassische Einladung - über den Client angenommen.

Die eingeladene Person (in diesem Fall der Unternehmens-Account) erhält eine Benachrichtigung darüber, dass sie zu einer App eingeladen wurde und muss diese zunächst akzeptieren. (Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem korrekten Account eingeloggt sind.) 

Nachdem die Einladung angenommen wurde, kann diese Person diese App benutzen.

Bei gesetzten "Zusatzrechten" ("Darf App-Konfiguration anschauen" / "Kann App bearbeiten") erscheint die App nicht nur auf dem Client, sondern zusätzlich auch im Web Portal in der "Meine Apps"-Ansicht. (App Dashboard).

Ist die App nicht im Web Portal sichtbar, obwohl die Einladung korrekt versendet/angenommen wurde, laden ("refreshen") Sie die "Meine Apps"-Seite neu - z.B. mit der Taste F5.

Apps bei denen Sie Zusatzrechte haben, werden farblich umrandet angezeigt.

App in den Unternehmens-Account kopieren

Öffnen Sie eine App, die sich im Account eines anderen Nutzers befindet, finden Sie am unteren Rand des Browsers Informationen darüber, welche Nutzungsrechte Ihnen erteilt wurden.

Ist die App nicht im Web Portal sichtbar, obwohl die Einladung korrekt versendet/angenommen wurde, laden ("refreshen") Sie die "Meine Apps"-Seite neu - z. B. mit der Taste F5.

Sie können diese App nun bearbeiten und speichern, oder in den eigenen Account kopieren.
Dabei wird die komplette App mit allen statischen Daten (Bilder, Tabellenkalkulation etc.) kopiert und eine neue App mit den exakt gleichen Daten erstellt. Die neue App wird nach erfolgreicher Duplizierung geöffnet. Alle Änderungen, die Sie an der Kopien vornehmen, wirken sich nicht auf die "original-App" aus.

1. Öffnen Sie die App über Ihr App Dashboard.
2. Klicken Sie rechts oben auf den Button "Copy".
3. Bestätigen Sie mit "OK".

Die soeben erstellte Kopie befindet sich nun vollständig in Ihrem (Firmen)Account und kann von Ihnen verwaltet werden. Diese App kann nun als offizielle Version der App benutzt werden.

Der ursprüngliche Ersteller der App hat keinen Zugriff auf die Kopie.

Sie können ihn jedoch zum "App bearbeiten" einladen (siehe Abschnitt "App teilen"), sodass er an der Entwicklung der offiziell ausgerollten App mitwirken kann. Er kann dann zum Beispiel die Quelldatei der App regelmäßig aktualisieren, ohne dass der Haupt-Administrator immer involviert werden muss.